領収書がない支出の出金伝票と経費処理の注意点
出金伝票とは
出金伝票は、領収書を受け取っていない支出の記録として、日付・内容・金額・相手先等を自分で作成する伝票です。領収書がない支出でも、支出の事実を合理的に説明できる場合には、経費に計上できるとされています。
出金伝票で経費にできる支出の例
- コンビニ等での少額の支出(文具・飲食等)で領収書を受け取らなかった場合
- 駐車場料金・コピー機のコピー代等、領収書が出ない支出
- 電子マネー・オンライン決済での支出(明細が電子で確認できる場合は明細を保存)
出金伝票の記載事項
出金伝票には、次のような事項を記載します。
- 日付: 支出した日
- 内容: 何を購入したか(商品・サービスの内容)
- 金額: 支出した金額
- 相手先: 支払い先の名称(可能な範囲で)
- 事業の用途: 何のための支出か(業務との関連)
経費として認められやすい工夫
- 記録を継続的に: 支出のたびに、日次または週次で記録する
- 支出の関連性を示す: 事業の内容・取引先との関連がわかる資料(日程表・メール等)を保存する
- 多発する支出はリスト化: 同種の支出(駐車場等)を表にして、頻度・単価を明示する
クラウド会計・アプリの活用
近年は、スマートフォンアプリで支出を記録する方法が普及しています。レシートを撮影して保存し、出金伝票の代わりに活用する方法もあります(保存方法は電子帳簿保存法の要件を確認)。
出金伝票は「補助的な記録」
出金伝票は、領収書が本来入手できる支出に使うと、経費の適正性に疑問を持たれる恐れがあります。「領収書が入手できない支出」に限って使用しましょう。
制度の詳細は、国税庁の帳簿・経費に関する案内でご確認ください。
経費処理で注意すべき点